Wat wordt er onder een administratie verslaan?
Wat is administratie? Het antwoord daarop kan heel kort zijn: “Het op eenduidige wijze vastleggen en verzamelen van gegevens.” Echter komt er nog veel meer bij kijken.
Een goede administratie
Waar moet een goede boekhouding aan voldoen?
Een ondernemer is verplicht een administratie bij te houden en te bewaren in een boekhouding die de Belastingdienst kan controleren. De administratie is de onderbouwing van je belastingaangifte, zoals de btw en de inkomsten-of vennootschapsbelasting. Als ondernemer dien je hierbij al je gegevens (mits van toepassing) over de onderneming vast te leggen zoals:
- Contracten en correspondentie met jouw opdrachtgevers en leveranciers
- Verkoop- en inkoopfacturen
- Transactieoverzicht
- Alle contante uitgaven en ontvangsten (kasadministratie)
- Urenadministratie
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Bankafschriften
- Belastingen, zowel je btw en inkomstenbelastingen (voor zzp’ers) dan wel vennootschapsbelasting (voor een NV, BV, VOF etc)
- Bedrijfscorrespondente zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures ets.
- Software en databestanden
Administratie op papier of digitaal?
Je kan je administratie op papier bijhouden of digitaal. De Belastingdienst stelt wel dat je alle gegevens in de originele vorm moet bewaren. Krijg je een factuur op papier, dan bewaart je die papieren factuur. Ontvang je de factuur digitaal dan bewaar je die digitale factuur. Je mag natuurlijk de originele gegevens daarnaast ook in een andere vorm bewaren. U kunt alle papieren gegevens digitaliseren of alle digitale gegevens printen. Wij adviseren altijd om alles te digitaliseren en de originele gegevens in een order te bewaren. Je kan overigens ook een verzoek bij de belastingdienst indienen als je de gegevens anders wit bewaren dan in de originele vorm.
Bewaarplicht administratie.
De Belastingdienst heeft een bewaarplicht van je administratie van minimaal 7 jaar. Hierbij dien je minimaal je debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, grootboek, voorraadadministratie en loonadministratie te bewaren.
De gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je minimaal 10 jaar bewaren. Je administratie dient je ook 10 jaar te bewaren als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.
Administratie oplossingen
Voor de zzp’er hebben wij Vixum ontwikkelt. Vixum is een zakelijke agenda waarin je administratie is gekoppeld. Je hebt hierdoor geen boekhoud kennis nodig en voldoet wel aan alle administratieve verplichtingen welke de Belastingdienst aan jouw stelt. Vixum heeft je inzicht in financieel inzicht en helpt bij het bepalen van je uurtarief. Je verstuur je gepersonaliseerde verkoopfacturen eenvoudig vanuit je telefoon. Inkoopfacturen en bankontvangsten en – uitgaven zijn in een handomdraai vastgelegd zonder dat jij het idee hebt dat je met je administratie bezig bent. Ben je benieuwd, ga dan naar Vixum.nl.
Wij zouden graag zien dat iedereen gaat ondernemen en wij willen daarom graag alle ondernemers helpen bij het vinden van een goed boekhoudsysteem. Ga voor een overzicht van boekhoudsystemen naar boekhoudsoftware en maar de keuze welke het beste bij jouw past.