Boekhouden voor ondernemers
Boekhouding kan ook best leuk en interessant zijn
Boekhouden voor ondernemers is niet zo moeilijk
Boekhouden voor ondernemers kan met de juiste boekhoudsoftware best eenvoudig zijn. Toch nog even je kennis opfrissen? We hebben onder ‘Administratie’ beschreven wat het voeren van een administratie inhoud. Hoe je naar een balans en een resultatenrekening dient te kijken vertellen wij hieronder
Geschiedenis van het boekhouden
In 1494 is de Italiaanse monnik Luca Pacioli begonnen met het syteem van dubbel boekhouden. Bij dubbel boekhouden wordt elke post (minimaal) op twee rekeningen geboekt, eventuele fouten kunnen hierdoor altijd worden gevonden. Vanaf 1762 worden naast de ontvangen en de uitgaven ook de opdrachten tot ontvangen en uitgaven geboekt. Door de opdrachten (de soll-positie) te vergelijken met de daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven (de ist-positie) is een betere controle mogelijk. Bovendien kan de jaarrekening eerder opgemaakt worden, door voor de na het eind van het jaar nog niet geëffectueerde ontvangsten en uitgaven uit te gaan van de ‘soll’posten.
Wat is boekhouden voor je bedrijf?
Boekhouden is het bijhouden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, en de vermogenspositie van het bedrijf. Boekhouden is voor ondernemers een cruciaal en verplicht onderdeel van de bedrijfsvoering. De doelen hiervan zijn onder andere:
- Overzicht te hebben en te houden in de financiële positie van het bedrijf.
- Inzicht te krijgen in de winsten en verliezen
- Afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid (lees: begroting).
- Gegevens te leveren voor kostprijsbepaling
De boekhouding krijgt vorm met een grootboek. Het grootboek bestaat uit rekeningen waarop per soort financieel feit de waardeveranderingen worden weergegeven. Journaalposten in het grootboek worden ook wel “boekingen” genoemd. Het grootboek wordt op zijn beurt gebruikt om de jaarstukken te maken, bestaande uit:
- Jaarrekening; balans, winst-en-verliesrekening en kasstrommoverzicht, met toelichting en
- Bestuursverslag: tekstuele toelichting bij de jaarrekening en verwachtingen.
Boekhoudprogramma’s voor ondernemers
Om boekhouden nog gemakkelijker te maken zijn er talloze boekhoudprogramma voor ondernemers op de markt. Zo is er Vixum, speciaal voor dienstverlenende zzp’ers. Daarnaast kan je hier verschillende boekhoudprogramma’s vergelijken die perfect aansluiten op de wensen van jouw bedrijf.
Dubbel boekhouden
Dubbel boekhouden is het gebruikelijke boekhoudkundige systeem waarin regelmatig de boekingen worden bijgehouden met ten minste twee registers, het journaal of dagboek en het grootboek. De registratie van elke financiële transactie wordt dus altijd dubbel geboekt. De rekeningen van het grootboek kennen een debet en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moeten gelijk zijn aan die van de creditbedragen. Dit noemt men het boekhoudkundige evenwicht.
Met behulp van journaalposten kan een grootboek worden samengesteld en ten slotte de jaarrekening worden opgemaakt. In een boekhouding worden inkomsten en uitgaven gesplitst in twee delen:
- de realisatie (van de verkoop, van de aankoop)(kosten of opbrengsten)
- de betaling; via de bank, de kas … (uitgaven of inkomsten)
Om deze splitsing op te vangen worden vorderingen en schulden aangemaakt. Ze vormen de buffer tussen realisatie en betaling. Er ontstaat bovendien een verschil tussen uitgaven (geldbeweging in min) en kosten, zo ook voor inkomsten (geldbeweging in meer) en opbrengsten, of een verschil tussen liquiditeitsstromen en resultaat (winst of verlies).
Journaalpost
Een journaalpost geeft bij dubbel boekhouden voor financiële feiten aan welke grootboekrekeningen en gecrediteerd moetne worden. Voor elke journaalpost zijn het (totaal van het) debet- en creditberag gelijk. Een journaalpost bestaat dan ook altijd uit minimaal twee regels, het zijn er vaak ook meer.
Het totaal van de journaalposten wordt samengevat in een balans en een resultatenrekening.
Balans in je bedrijfsboekhouding
Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming op een bepaald moment. Aan de hand van een balans kan een indicatie verkregen worden omtrent het vermogen van een onderneming op een bepaalde datum. Het verschil tussen de bezittingen en de schulden (het saldo daarvan) is het eigen vermogen. De voorbeeld van een balans is als volgt:
De bezittingen van de onderneming staan debet en de schulden en het eigen vermogen staan credit op de balans.
Aan de activa-zijde van de balans (debet) staat waarin het vermogen is vastgelegd en bestaat uit:
- vaste activa: de bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen van een periode langer van één jaar is vastgelegd (bijv. gebouwen en de medische versnellers)
- vlottende activa: de bezittingen die maar gedurende één ‘productieproces’ kunnen worden gebruikt; zoals voorraden, onderhanden werk vorderingen en liquide middelen.
Aan de passivazijde van de balans (credit) staat waar het vermogen vandaag komt, hoe de onderneming is gefinancierd.
- Eigen vermogen: het eigen vermogen wordt berekend door de schulden van de activa af te trekken. Het eigen vermogen wordt aan de rechterkant van de balans onder de passiva genoteerd en is als het ware de schuld van de onderneming aan de eigenaren.
- Voorzieningen: hierop worden meestal periodiek bedragen geboekt met als doel op enig moment in de toekomst aan te wenden voor het gevormde doel.
- Langlangende schulden (lang vreemd vermogen): verplichtingen en schulden die de onderneming heeft aan derden met een looptijd langer dan één jaar (vaak schulden aan banken)
- Kortlopende schulden (kort vreemd vermogen): verplichtingen en schulden die de onderneming heeft aan derden met een looptijd korter dan één jaar (vaak schulden aan leveranciers, personeel, belastingdienst en pensioenfonds.)
Winst- en verliesrekening
Een winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van een onderneming over een bepaalde periode, in de regel een jaar. Het saldo van de winst-en-verliesrekening is over een bepaalde periode behaalde winst (positief saldo) of geleden verlies (negatief saldo). Een voorbeeld van een winst- en verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd, is als volgt:
De kosten van de onderneming worden aan de debetzijde verantwoord en de opbrengsten van de onderneming worden aan de creditzijde verantwoord. De winst- en verliesrekening wordt echter vaak onder elkaar gepresenteerd, zoals aan de rechterkant weergegeven:
Voorbeelden van een verkoop
In onderstaande voorbeeld is uitgegaan van 21% btw. Je levert een dienst aan je afnemer en factureert je werkzaamheden dan wordt er dan geboekt:
Debiteuren EUR 6.050
Aan Af te dragen btw EUR 1.050
Aan Opbrengsten EUR 5.000
De afnemer betaald de openstaande vordering aan jouw. Er wordt dan geboekt:
Liquide middelen EUR 6.050
Aan Debiteuren EUR 6.050
Stel je hebt geen andere opbrengsten of kosten dan betaal je, na indienen van de btw-aangifte, de vooruitontvangen btw aan de Belastingdienst.
Af te dragen btw EUR 1.050
Aan Liquide middelen EUR 1.050
Je hebt dus EUR 5.000 verdiend, wat na ontvangst en betaling van de factuur respectievelijk de btw ook de toename is van je banksaldo.
Voorbeelden van een inkoop
In onderstaande voorbeeld is uitgegaan van 21% btw. Je koopt voor EUR 1.000 aan kantoormateriaal. Je krijgt dan een schuld en krijgt hiervoor kantoormateriaal. Er wordt dan geboekt:
Overige bedrijfskosten EUR 1.000
Terug te vorderen btw EUR 121
Aan Crediteuren EUR 1.210
Je betaald de leverancier waarmee de schuld weggaat maar er ook minder geld op de bank staat. Er wordt er geboekt:
Crediteuren EUR 1.210
Aan Liquide middelen EUR 1.210
Stel je hebt geen andere opbrengsten of kosten dan ontvang je, na indienen van de btw-aangifte, de vooruitbetaalde btw van de Belastingdienst terug.
Liquide middelen EUR 121
Aan Terug te vorderen btw EUR 121
Je hebt dus EUR 1.000 aan kosten gemaakt, wat na betaling en ontvangst van de factuur respectievelijk de btw ook de afname is van je banksaldo.
Beoordeel hoe financieel gezond jouw onderneming is.