Facturen maken en versturen

Facturen maken en versturen, hoe werkt dat? Een goede factuur is overzichtelijk en snel op te stellen. Bij een goede administratie hoort ook een juiste facturenadministratie. Maar wat houdt dit in?

De basisregel is: je maakt voor factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. Ook (buitenlandse) rechtspersonen die geen ondernemer zijn, stuur je een factuur (bijvoorbeeld verenigingen en stichtingen).

Er zijn een aantal situaties waarin je niet hoeft te facturen.

Facturen voor particulieren

Als je goederen of diensten verkoopt aan particulieren dan ben je niet verplicht op een factuur te verstrekken, met uitzondering van de volgende situaties:

• Je hebt een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdeel van) technische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
• Je levert een (bijna) nieuw vervoermiddel aan een afnemer in en ander EU-land.
• Je levering is afstandsverkoop.

Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?

Sommige ondernemers hoeven geen facturen te maken die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen. Dit zijn:

• ondernemers in de het openbaar vervoer, taxivervoer en horeca
• ondernemers die vrijgestelde goederen en diensten leveren. Ben je gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet je voor de belaste goederen en diensten wel factureren
• ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)

Factuureisen bij leveringen aan het buitenland

Bij verkopen naar ander EU-landen moet je altijd een factuur verstrekken, dus zoals aan particulieren als een ondernemers. Bij leveren van goederen naar andere EU-landen zijn een aantal voorwaarden, zie de website van de Belastingdienst.

Denk er hierbij ook aan dat je naast een BTW-aangifte dan ook een ICP-aangifte moet doen.

Je kan natuurlijk ook verkopen hebben buiten de EU. De BTW-regels en daarmee het opstellen van je factuur zijn zeer divers. Wij adviseren je dan ook om vooraf contract op te nemen met een fiscalist vorens je een levering buiten de EU doet.

“Er komt altijd een moment waarop je moet kiezen tussen het geld dat je verdient en de tijd die je verliest om het te verdienen. Tijd is allesbehalve geld.”

Waar moet zijn factuur aan voldoen?

Nu je weet wanneer je een factuur moet verstrekken, moet je ook nog weten aan welke einde een factuur moet voldoen. Op je (digitale) factuur moet je altijd de volgende informatie opnemen:

• je volledige naam en de naam van de afnemer. Hiermee wordt de juridische naam zijn. Je mag ook de handelsnaam vermelden, als deze in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
• Je volledige adres en het adres van de afnemer. Op je factuur neem je het feitelijke adres op waar de onderneming is gevestigd. Het is dus niet voldoende als je alleen postbusnummer van je onderneming vermeldt.
• je btw-identificatienummer. Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor. Het nummer staat op de brief van de Belastingdienst welke je hebt ontvangen bij het aanvragen van je btw nummer.
• je KVK-nummer
• de datum waarop de factuur is uitgereikt
• een factuurnummer
  Het is gebruikelijk om je facturen opeenvolgend te nummers. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.
• als je goederen levert: wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel
• als je diensten levert: wat voor diensten u hebt geleverd en de omvang ervan
• de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
• het bedrag dat je vraag voor je goederen of diensten, exclusief btw. Levert je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven, dan vermeld je de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
• het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
• het btw-bedrag (afgerond in 2 cijfers achter de komma)

Je mag zelf kiezen of je op papier of digitaal je facturen verstuurd. Bij een digitale factuur moet je afnemer hiermee wel akkoord zijn.

Er zijn een aantal uitzonderingen op het vermelden van de informatie op je factuur:

• Bij een factuurbedrag lager dan € 100,- (inclusief btw) hoef je minder gegevens te vermelden. Je hoeft dan alleen de datum waarop je de factuur uitreikt, jouw naam en adres, welke goederen of diensten je hebt geleverd en de btw te vermelden.
• Heb je gekozen voor de kleineondernemersregeling (zie vrijstelling voor de btw), dan lever je voor de btw vrijgestelde goederen en diensten. Je hoeft dus geen factuur uit te reiken. Doe je dit toch, dan vermeldt je op je factuur dat je gebruik maakt van de kleineondernemingsregeling. Je zet dus geen btw op de factuur want anders vervalt je ontheffing voor administratie verplichtingen.
• Voor sommige situaties gelden aangepaste regels voor je facturen, zie hiervoor de website van de Belastingdienst.